Korekta odpisu na ZFŚS: obowiązki, metody i rozliczenia

Korekta odpisu na ZFŚS to obowiązkowa procedura, którą każdy pracodawca prowadzący Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych musi przeprowadzić do 31 grudnia każdego roku, aby dostosować wysokość odpisu do faktycznej liczby zatrudnionych pracowników. Proces ten polega na porównaniu planowanej liczby zatrudnionych z początku roku z rzeczywistym stanem na koniec okresu rozliczeniowego.

Obowiązek korekty odpisu na ZFŚS

Kiedy i dlaczego należy dokonać korekty

Obowiązek korekty odpisu na ZFŚS wynika z faktu, że na początku roku pracodawcy kalkulują odpis w oparciu o szacunkową, planowaną liczbę zatrudnionych, która w trakcie roku może ulec zmianie. W ciągu dwunastu miesięcy mogą nastąpić różne zmiany kadrowe, takie jak zatrudnienie nowych pracowników, zwolnienia, przejścia na emeryturę czy zmiany wymiaru etatu. Korekta odpisu umożliwia dostosowanie przekazanych środków do faktycznego stanu zatrudnienia, zapewniając zgodność z przepisami prawa.

Termin rocznej korekty – 31 grudnia

Korekta odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych musi być dokonana najpóźniej do 31 grudnia każdego roku. Jest to termin nieprzekraczalny, którego niedotrzymanie może skutkować konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy. Pracodawcy powinni zaplanować przeprowadzenie korekty z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uwzględnić wszystkie zmiany kadrowe oraz prawidłowo rozliczyć środki finansowe na rachunku ZFŚS.

Kogo dotyczy obowiązek korekty

Obowiązek korekty odpisu na ZFŚS dotyczy wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy są zobowiązani do prowadzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Dotyczy to zarówno jednostek sektora prywatnego, jak i jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych. Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą, ale nie muszą tworzyć ZFŚS.

Podstawy prawne korekty odpisu

Ustawa o ZFŚS z 4 marca 1994 r.

Podstawowym aktem prawnym regulującym funkcjonowanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Artykuł 5 tej ustawy określa zasady tworzenia funduszu oraz wysokość odpisu podstawowego, który stanowi podstawę do naliczania środków na ZFŚS. Ustawa wskazuje również, że środki funduszu muszą być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i mogą być przeznaczone wyłącznie na cele socjalne.

Rozporządzenie z 9 marca 2009 r.

Szczegółowe zasady ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r.. Rozporządzenie to wskazuje sposób przeliczania pracowników na pełne etaty oraz metody obliczeniowe, które mogą być stosowane przy ustalaniu przeciętnego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach. Na podstawie tego rozporządzenia pracodawcy dokonują zarówno wstępnych szacunków zatrudnienia, jak i rocznej korekty odpisu.

Ustalanie przeciętnej liczby zatrudnionych

Przeliczenie na pełne etaty

Podstawą ustalenia odpisu na ZFŚS jest przeciętna liczba zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty. Pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy stanowią 1 etat, natomiast osoby pracujące w niepełnym wymiarze przelicza się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy. Przykładowo, pracownik zatrudniony na 1/2 etatu stanowi 0,5 etatu w przeliczeniu na pełne zatrudnienie.

Pracownicy niepełnoetatowi, młodociani i w szczególnych warunkach

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych uwzględnia się wszystkie grupy pracowników, w tym osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze czasu pracy, pracowników młodocianych oraz osoby pracujące w szczególnych warunkach. Pracownicy młodociani przeliczani są według zasad określonych w przepisach – w pierwszym roku nauki stanowią odpowiednio mniejszą część etatu. Osoby wykonujące prace w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze mogą być podstawą do zwiększonego odpisu na ZFŚS.

Uwzględnianie planowanej i faktycznej liczby zatrudnionych

Na początku roku kalendarzowego pracodawca ustala odpis na ZFŚS na podstawie planowanej przeciętnej liczby zatrudnionych. Dane te mają charakter szacunkowy i bazują na prognozach dotyczących zatrudnienia w nadchodzącym roku. Po zakończeniu roku kalendarzowego pracodawca ustala rzeczywistą przeciętną liczbę zatrudnionych w oparciu o faktyczne zmiany kadrowe, które zaszły w ciągu roku. Różnica między tymi wartościami stanowi podstawę do dokonania korekty odpisu.

Metody obliczania przeciętnego zatrudnienia

Metoda uproszczona

Metoda uproszczona polega na ustaleniu przeciętnej liczby zatrudnionych w miesiącu jako średniej arytmetycznej ze stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca. Jest to najprostsza metoda obliczeniowa, która może być stosowana szczególnie przez mniejsze podmioty lub w sytuacjach, gdy zmiany w zatrudnieniu nie są częste. Metoda ta jest łatwa w zastosowaniu, jednak może być mniej precyzyjna w przypadku dużych wahań zatrudnienia w ciągu miesiąca.

Metoda średniej arytmetycznej

Metoda średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu polega na zsumowaniu stanów zatrudnienia ze wszystkich dni w miesiącu i podzieleniu przez liczbę dni w tym miesiącu. Ta metoda zapewnia najdokładniejsze odwzorowanie rzeczywistego stanu zatrudnienia, ponieważ uwzględnia każdą zmianę kadrową zaistniałą w ciągu miesiąca. Jest ona zalecana dla pracodawców, u których dochodzi do częstych zmian w zatrudnieniu.

Metoda średniej chronologicznej

Metoda średniej chronologicznej wymaga dodania połowy stanu zatrudnienia w pierwszym dniu miesiąca, pełnego stanu zatrudnienia w połowie miesiąca (15 dnia) oraz połowy stanu zatrudnienia w ostatnim dniu miesiąca, a następnie podzielenia wyniku przez 2. Metoda ta stanowi kompromis między dokładnością a prostotą obliczeń i może być stosowana przez podmioty, które dokonują weryfikacji zatrudnienia w określonych datach w miesiącu.

Wysokość odpisu na ZFŚS

Odpis podstawowy – zasady naliczania

W 2025 roku wysokość odpisu podstawowego na ZFŚS wynosi 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej z roku poprzedniego. Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 19 lutego 2025 r., przeciętne wynagrodzenie w drugim półroczu 2024 r. wyniosło 7262,39 zł. W konsekwencji odpis podstawowy na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach pracy wynosi 2723,40 zł rocznie.

Odpis fakultatywny – kiedy można zwiększyć

Pracodawca może zwiększyć odpis podstawowy o odpis fakultatywny w określonych sytuacjach. Wysokość odpisu podstawowego może być zwiększona o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Ponadto pracodawca może zwiększyć odpis na pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.

Wpływ warunków pracy i grup pracowników na wysokość odpisu

Wysokość odpisu na ZFŚS zależy od warunków, w jakich pracownicy wykonują swoje obowiązki. Dla pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze odpis wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia, co w 2025 r. stanowi 3631,20 zł. W przypadku pracowników młodocianych odpis jest niższy i wynosi w pierwszym roku nauki 5% przeciętnego wynagrodzenia (363,12 zł), w drugim roku nauki 6% (435,74 zł), a w trzecim roku 7%.

Skutki korekty odpisu

Nadpłata odpisu – możliwości zwrotu lub zmniejszenia

Jeśli po dokonaniu korekty okaże się, że rzeczywista liczba zatrudnionych była niższa niż planowana na początku roku, powstaje nadpłata odpisu na ZFŚS. W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek przenieść nadwyżkę środków z odrębnego rachunku bankowego ZFŚS na podstawowy rachunek bieżący firmy. Zwrot nadpłaty musi być dokonany w terminie do 31 grudnia roku, którego dotyczy korekta, aby zapewnić zgodność ewidencji księgowej ze stanem faktycznym.

Niedopłata odpisu – obowiązek dopłaty do końca roku

W przypadku gdy faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych okazała się wyższa niż planowana, powstaje niedopłata odpisu na ZFŚS. Pracodawca jest wówczas zobowiązany do przekazania brakującej kwoty na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS niezwłocznie, nie później jednak niż do 31 grudnia roku obrachunkowego. Niedopłacona kwota stanowi wyrównanie odpisu i musi zostać przekazana z rachunku bieżącego firmy na rachunek ZFŚS.

Księgowe ujęcie korekty odpisu

Korekta księgowa odpisu na ZFŚS

W księgach rachunkowych korekta odpisu na ZFŚS ujmowana jest poprzez odpowiednie zapisy księgowe na podstawie dowodu wewnętrznego, takiego jak polecenie księgowania (PK). W przypadku zmniejszenia odpisu (gdy nastąpił spadek zatrudnienia) księguje się: Wn konto 85 „Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS), Ma konto 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia". Natomiast przy zwiększeniu odpisu (wzrost zatrudnienia) księguje się: Wn konto 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia", Ma konto 85 „Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS).

Ujęcie korekty w bilansie jednostki

Korekta odpisu na ZFŚS wpływa na pozycję bilansową jednostki, ponieważ zmienia wartość funduszy specjalnych oraz zobowiązań wobec ZFŚS. Stan ZFŚS na ostatni dzień roku obrotowego podlega inwentaryzacji w drodze weryfikacji, natomiast wartość środków pieniężnych ZFŚS weryfikowana jest poprzez potwierdzenie salda z bankiem. Ewentualne przejściowe różnice między saldem konta 85 „Fundusze specjalne" a saldem konta 13-5 „Rachunek ZFŚS" mogą wynikać z tego, że po utworzeniu odpisu nie przekazano całości środków na rachunek bankowy ZFŚS lub wydatki socjalne zapłacono z rachunku bieżącego bez refundacji.

Przekazywanie środków na rachunek ZFŚS

Równowartość dokonanych odpisów pracodawca jest zobowiązany przekazać na rachunek bankowy funduszu w określonych terminach. Środki pieniężne odpisu podstawowego na ZFŚS mogą być przekazywane w ratach – pierwsza rata do 31 maja, druga rata do 30 września danego roku. W przypadku dokonania korekty zwiększającej odpis, dodatkowe środki należy przekazać na rachunek ZFŚS niezwłocznie po ustaleniu różnicy, nie później jednak niż do 31 grudnia.

Terminy przekazania odpisu w ciągu roku

Rachunek ZFŚS – zasady obsługi

Środki Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych muszą być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym, który jest prowadzony wyłącznie dla celów związanych z działalnością socjalną. Rachunek ten nie podlega egzekucji, z wyjątkiem przypadków, gdy egzekucja jest prowadzona w związku ze zobowiązaniami samego funduszu. Pracodawca może wydatkować środki z rachunku ZFŚS wyłącznie na cele określone w ustawie o ZFŚS, takie jak finansowanie działalności socjalnej, dofinansowanie obiektów socjalnych czy tworzenie zakładowych żłobków i przedszkoli.

Korekta odpisu w jednostkach budżetowych

Specyfika rozliczeń w sektorze publicznym

Jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe stosują odmienną ewidencję księgową korekty odpisu na ZFŚS niż jednostki sektora prywatnego. W jednostkach budżetowych stosuje się konto 130 „Rachunek bieżący jednostki", natomiast w samorządowych zakładach budżetowych konto 131 „Rachunek bieżący zakładu". Wielkość odpisu na ZFŚS każda jednostka budżetowa powinna uwzględnić w planie finansowym swojej jednostki, co wymaga odpowiedniego planowania środków budżetowych.

Obowiązki sprawozdawcze i ewidencyjne

Jednostki sektora finansów publicznych mają dodatkowe obowiązki sprawozdawcze związane z prowadzeniem ZFŚS. Korekta odpisu na ZFŚS powinna być odzwierciedlona w sprawozdaniach finansowych jednostki, w szczególności w bilansie oraz zestawieniu zmian w funduszu. Jednostki budżetowe są zobowiązane do przestrzegania terminów sprawozdawczych określonych w przepisach o finansach publicznych oraz do prowadzenia prawidłowej ewidencji księgowej zgodnie z zasadami rachunkowości budżetowej.

Najczęstsze pytania i problemy praktyczne

Jak krok po kroku przeprowadzić korektę

Przeprowadzenie korekty odpisu na ZFŚS wymaga wykonania kilku kolejnych kroków. Najpierw należy ustalić rzeczywistą liczbę zatrudnionych w oparciu o zmiany kadrowe, jakie zaszły w ciągu roku, stosując tę samą metodę statystyczną, która była wykorzystana na początku roku. Następnie oblicza się przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, sumuje je i dzieli przez 12, aby uzyskać przeciętną liczbę zatrudnionych w roku. Kolejny krok to porównanie otrzymanych wyników z ustaleniami z początku roku i wyciągnięcie wniosków dotyczących wysokości korekty.

Kogo uwzględniać w przeciętnej liczbie zatrudnionych

Przy ustalaniu przeciętnej liczby zatrudnionych na potrzeby obliczenia odpisu na ZFŚS uwzględnia się wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, przeliczonych na pełne etaty. Do przeciętnej liczby zatrudnionych wlicza się zarówno pracowników pełnoetatowych, jak i niepełnoetatowych, pracowników młodocianych oraz osoby zatrudnione w szczególnych warunkach. Nie uwzględnia się natomiast osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia czy umowy o dzieło.

Czy korygować odpisy na emerytów, rencistów i osoby niepełnosprawne

Korekta roczna odpisu na ZFŚS dotyczy wyłącznie odpisu podstawowego określonego w art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Odpisy fakultatywne, w tym odpisy na emerytów, rencistów będących byłymi pracownikami pracodawcy oraz zwiększenia na osoby niepełnosprawne, nie podlegają obowiązkowej korekcie rocznej. Rozporządzenie z 9 marca 2009 r. w § 1 wskazuje, że dotyczy ono ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych wyłącznie w odniesieniu do odpisu podstawowego. Korekta odpisów fakultatywnych może być dokonana tylko w przypadku zmiany stanu faktycznego, np. utraty ważności orzeczenia o niepełnosprawności w ciągu roku.

Podsumowanie

Korekta odpisu na ZFŚS to kluczowy element prawidłowego zarządzania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, który wymaga od pracodawców dokładności i znajomości przepisów prawa pracy. Proces ten pozwala dostosować wysokość odpisu do rzeczywistej przeciętnej liczby zatrudnionych, zapewniając zgodność finansową i prawną. Pracodawcy powinni pamiętać o terminowym wykonaniu korekty do 31 grudnia oraz o prawidłowym ujęciu księgowym wszystkich zmian. W przypadku wątpliwości dotyczących metod obliczania przeciętnego zatrudnienia lub sposobu dokonania korekty, warto skonsultować się z działem kadr lub specjalistą ds. płac. Jeśli potrzebujesz wsparcia w zarządzaniu ZFŚS lub szukasz nowoczesnych rozwiązań do obsługi świadczeń pracowniczych, odwiedź nais.co i poznaj nasze narzędzia wspierające kadry i płace.

FAQ

Czy korekta odpisu na ZFŚS jest obowiązkowa dla każdego pracodawcy?

Tak, korekta odpisu na ZFŚS jest obowiązkowa dla wszystkich pracodawców prowadzących Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Obowiązek ten dotyczy podmiotów zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, które są zobowiązane do tworzenia ZFŚS. Korekta musi być przeprowadzona do 31 grudnia każdego roku, aby dostosować wysokość odpisu do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.

Co grozi za niedokonanie korekty odpisu na ZFŚS w terminie?

Niedokonanie korekty odpisu na ZFŚS w terminie może skutkować konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy. Zgodnie z art. 12a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, niedostosowanie się do obowiązku prawidłowego ustalenia i przekazania środków na ZFŚS może skutkować nałożeniem grzywny. Pracodawca może również narazić się na zarzuty podczas kontroli przeprowadzanej przez Państwową Inspekcję Pracy lub w ramach audytu wewnętrznego.

Czy można zmienić metodę obliczania przeciętnego zatrudnienia w trakcie roku?

Nie, raz wybrana metoda obliczania przeciętnego zatrudnienia powinna być stosowana konsekwentnie przez cały rok kalendarzowy. Przy dokonywaniu korekty rocznej należy zastosować tę samą metodę statystyczną, która była wykorzystana przy wstępnym ustalaniu odpisu na początku roku. Zmiana metody w trakcie roku mogłaby prowadzić do niezgodności w rozliczeniach i trudności w prawidłowym ustaleniu wysokości korekty.

Jakie dokumenty są potrzebne do przeprowadzenia korekty odpisu na ZFŚS?

Do przeprowadzenia korekty odpisu na ZFŚS potrzebne są dokumenty kadrowe potwierdzające stan zatrudnienia w poszczególnych miesiącach roku. Należą do nich ewidencje czasu pracy, listy płac, umowy o pracę oraz dokumenty dotyczące zmian w zatrudnieniu, takie jak zawiadomienia o rozwiązaniu umowy czy aneksy do umów o pracę. Na podstawie tych dokumentów sporządza się zestawienie przeciętnej liczby zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy oraz dokument wewnętrzny (polecenie księgowania) stanowiący podstawę do ujęcia korekty w księgach rachunkowych.

Kiedy należy przekazać różnicę wynikającą z korekty na rachunek ZFŚS?

Różnicę wynikającą z korekty odpisu na ZFŚS należy przekazać niezwłocznie po dokonaniu korekty, nie później jednak niż do 31 grudnia roku, którego dotyczy korekta. W przypadku niedopłaty pracodawca musi przekazać brakującą kwotę z rachunku bieżącego na rachunek ZFŚS, natomiast w przypadku nadpłaty należy zwrócić nadwyżkę z rachunku ZFŚS na rachunek bieżący firmy. Praktyka pokazuje, że niektóre jednostki dokonują rzeczywistego przepływu środków w pierwszych dniach stycznia następnego roku, jednak księgowo korekta powinna być ujęta na dzień 31 grudnia.

‍