Total Rewards Statement 2.0: Jak wdrożyć TRS zgodny z Dyrektywą UE bez paraliżu IT?

Czerwiec 2026 roku zbliża się nieuchronnie. Dla dyrektorów HR data ta oznacza koniec ery, w której Total Rewards Statement (TRS) był „ładnym dodatkiem” do strategii Employer Brandingowej. Wraz z implementacją Dyrektywy UE 2023/970 o transparentności wynagrodzeń, TRS przestaje być benefitem, a staje się krytycznym narzędziem zarządzania ryzykiem prawnym i wizerunkowym.

Większość firm w Polsce stoi dziś przed dylematem: czy wdrażać potężne, drogie systemy płacowe, które „przeliczą każdy grosz”, czy postawić na warstwę komunikacyjną, która zapewni zgodność z prawem (compliance) bez wywracania architektury IT do góry nogami?

W tym artykule rozbieramy na czynniki pierwsze dwa podejścia do TRS w 2026 roku: model „ciężki” (HRIS) oraz model „zwinny” (reprezentowany przez Nais). Odpowiemy na pytanie, które z nich realnie uchroni Twoją firmę przed roszczeniami i rotacją pracowników.

‍

Nowa definicja płacy: Co zmienia Dyrektywa 2023/970?

W skrócie: Zgodnie z Dyrektywą UE 2023/970, na pojęcie wynagrodzenia składa się nie tylko pensja zasadnicza, ale każdy element świadczenia na rzecz pracownika: premie, benefity (pieniężne i rzeczowe), dodatki, a także wartości niematerialne, jak szkolenia czy pakiety well-being.

Do tej pory w wielu organizacjach panowało ciche przyzwolenie na traktowanie benefitów jako „miłego gratisu”, który nie musi być precyzyjnie wyceniony. Działy kadr skupiały się na PIT-11, a działy komunikacji na „owocowych czwartkach”. Ten dualizm właśnie się kończy.

Nowe przepisy wymuszają zmianę paradygmatu. TRS przestaje odpowiadać na pytanie „co oferujemy?”, a musi odpowiedzieć na pytanie: „jaką całkowitą, mierzalną wartość otrzymuje pracownik i czy potrafimy udowodnić, że jest ona sprawiedliwa?”.

Co wchodzi w skład "Total Rewards" w 2025 roku?

Aby uniknąć luki płacowej i oskarżeń o dyskryminację, musisz monitorować i komunikować:

• Gotówkę: Płaca zasadnicza, premie, nadgodziny.
• Benefity twarde: PPK, ubezpieczenia, opieka medyczna.
• Benefity miękkie: Kafeteria, dofinansowania do wakacji, bilety.
• Rozwój: Budżety szkoleniowe, sfinansowane certyfikaty.

Jak wskazano w Dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970, brak transparentności w tych obszarach będzie skutkować nie tylko karami finansowymi, ale przede wszystkim odwróceniem ciężaru dowodu w sprawach sądowych. To pracodawca będzie musiał udowodnić, że jego system wynagradzania jest obiektywny.

‍

Dwa światy HR Tech: Compliance Heavy vs. Compliance Ready

Analizując rynek HR Tech w latach 2024-2025, widzimy wyraźny podział na dwie filozofie budowania TRS. Wybór jednej z nich zdeterminuje koszty i czas wdrożenia w Twojej firmie.

Model 1: TRS jako „Kombajn Analityczny” (Compliance Heavy)

Reprezentowany przez wielkie systemy HRIS i moduły payrollowe (np. SAP, Teta, SD Worx).

• Filozofia: „Wszystkie dane muszą być w jednym miejscu, przeliczone co do grosza przez jeden silnik”.
• Zaleta: Totalna integracja danych historycznych i płacowych.
• Wada: Gigantyczny próg wejścia. Wymaga idealnie uporządkowanych danych, często wymusza migrację systemów i angażuje działy IT na wiele miesięcy.
• Dla kogo: Korporacje z budżetami IT liczonymi w milionach, które mają już scentralizowane dane.

Model 2: TRS jako „Warstwa Komunikacyjna” (Compliance Ready)

Tu pozycjonuje się Moduł Wynagrodzenie i Korzyści – Total Rewards Statement (TRS Nais).

• Filozofia: „Dane zostają tam, gdzie są bezpieczne (u klienta), my dostarczamy warstwę wizualną i komunikacyjną”.
• Zaleta: Szybkie wdrożenie (tygodnie, nie lata), brak ingerencji w wrażliwe jądro systemów płacowych, zgodność z RODO „by design”.
• Wada: Nie jest to system do naliczania płac (i nie ma nim być).
• Dla kogo: Większość firm w Polsce (MŚP i Enterprise), które muszą spełnić wymogi dyrektywy, ale nie chcą wdrażać nowego ERP.

‍

Studium przypadku: Dlaczego wdrożenia HRIS trwają latami?

Wyobraź sobie typową sytuację (Case Study). Firma produkcyjna, 1500 pracowników, korzysta z trzech różnych systemów: jeden do kadr, drugi do płac, a benefity są w Excelu.

Zarząd decyduje: „Wdrażamy wielki system HRIS, żeby mieć TRS”.

Co dzieje się dalej?

1. Miesiąc 1-3: Analiza przedwdrożeniowa. IT łapie się za głowę, widząc jakość danych.
2. Miesiąc 4-9: Czyszczenie danych. Projekt staje w miejscu, bo nikt nie wie, jak wycenić historyczne benefity.
3. Miesiąc 12: System rusza, ale jest tak skomplikowany, że pracownicy z niego nie korzystają. TRS jest suchą tabelką w PDF.

Porada: Nie próbuj rozwiązywać problemów komunikacyjnych (transparentność) narzędziami księgowymi. Jeśli Twoim celem jest jasna informacja dla pracownika o wartości jego pakietu, potrzebujesz interfejsu użytkownika, a nie nowej bazy SQL.

‍

Alternatywa: TRS Nais jako architektura „Safety-First”

TRS w wydaniu Nais został zaprojektowany odwrotnie – od strony pracownika i bezpieczeństwa prawnego, a nie od strony księgowości. To podejście, które nazywamy „Compliance Ready”.

Kluczowe wyróżniki architektury Nais:

A. Bezpieczeństwo danych (RODO & NIS2)

W przeciwieństwie do rozwiązań wymagających przesłania całej historii płacowej do chmury dostawcy, Nais pozwala na pracę na danych rozproszonych.

• Nais nie musi „widzieć” każdego przelewu.
• Moduł agreguje informacje o wartościach pakietów, co drastycznie zmniejsza ryzyko wycieku danych wrażliwych.
• Jest to kluczowe w dobie audytów bezpieczeństwa i rosnącej odpowiedzialności zarządów.

B. Elastyczność definicji „Wynagrodzenia”

Systemy płacowe są sztywne. Jeśli coś nie ma kodu w systemie ZUS, trudno to dodać. TRS Nais pozwala elastycznie definiować kafelki wartości:

• Masz budżet szkoleniowy, który nie jest w systemie płacowym? Dodajesz go.
• Chcesz pokazać wartość sprzętu służbowego dla celów prywatnych? Dodajesz to.
• To podejście idealnie wpisuje się w raport KPMG na temat obowiązków pracodawców, który sugeruje szerokie podejście do definicji benefitu.

C. Komunikacja, a nie tylko raportowanie

Dyrektywa UE mówi o prawie pracownika do informacji. Informacja niezrozumiała jest bezużyteczna. TRS Nais wizualizuje dane w sposób strawny dla „Kowalskiego”, wspierając rozmowy roczne (Performance Review) i negocjacje płacowe.

Tabela porównawcza: Nais vs Tradycyjny HRIS

Data Deep Dive: Rynek nie jest gotowy

Często słyszę od HR Managerów: „Mamy czas do 2026”. To złudzenie. Dane pokazują, że polskie firmy są technologicznie niedoinwestowane w obszarze „miękkiego” HR, który nagle staje się twardym wymogiem prawnym.

Statystyka: Według badania Benefit Systems / MyBenefit, aż 49% firm w Polsce deklaruje, że nie posiada narzędzi gotowych na wdrożenie transparentności wynagrodzeń.

Co to oznacza w praktyce? Połowa rynku w 2026 roku obudzi się z ręką w nocniku, próbując ręcznie generować raporty dla setek pracowników. To prosta droga do błędów, wycieków danych (Excel przesyłany mailem!) i chaosu komunikacyjnego.

Dlaczego to ważne teraz?

Luka płacowa (Gender Pay Gap) w Polsce wciąż istnieje, choć jest niższa niż średnia unijna. Jednak problemem nie są same liczby, ale poczucie niesprawiedliwości. Pracownicy nie wiedzą, ile zarabiają ich koledzy (i często przeszacowują te kwoty). TRS jest jedynym narzędziem, które ucina plotki przy dystrybutorze z wodą, pokazując twarde dane: „Oto ile firma w Ciebie inwestuje”.

‍

Czego unikać?

Wdrażając TRS w obliczu nowych przepisów, firmy popełniają trzy kardynalne błędy. Ucz się na ich porażkach.

1. Over-engineering (Przerost formy):
   Próba stworzenia systemu, który automatycznie pobiera dane z 15 źródeł w czasie rzeczywistym. Efekt? Projekt nigdy nie wychodzi z fazy testów.
   Rada: Zacznij od danych statycznych aktualizowanych kwartalnie. Lepszy działający TRS raz na kwartał, niż „idealny” system, który nigdy nie ruszył.
2. Pominięcie kontekstu:
   Wysłanie pracownikowi suchego wyliczenia: „Twoja pensja to X, benefity Y”.
   Rada: TRS musi zawierać narrację. Dlaczego oferujemy takie benefity? Jak to się ma do rynku? Nais pozwala obudować liczby odpowiednim storytellingiem.
3. Traktowanie TRS jako jednorazowego strzału:
   Wydrukowanie paska raz w roku.
   Rada: Wartość zatrudnienia zmienia się dynamicznie. TRS powinien być dostępny online 24/7, by pracownik mógł do niego zajrzeć przed rozmową o podwyżkę.

‍

FAQ: Total Rewards Statement a Prawo

Czym dokładnie jest Total Rewards Statement (TRS)?

To spersonalizowany dokument lub dashboard, który sumuje finansową i pozafinansową wartość inwestycji pracodawcy w pracownika. Obejmuje pensję, premie, benefity, szkolenia i kulturę organizacyjną.

Czy Dyrektywa UE nakazuje posiadanie TRS?

Nie wprost. Dyrektywa wymusza transparentność i prawo dostępu do informacji. TRS nie jest wymieniony z nazwy jako obowiązek, ale jest de facto najlepszym i najbezpieczniejszym sposobem na realizację tego obowiązku. Alternatywą jest ręczne odpowiadanie na zapytania pracowników, co przy dużej skali jest niewykonalne. Więcej o pracach nad wdrożeniem przeczytasz na stronach Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Czy TRS w Nais zastępuje raportowanie luki płacowej (Gender Pay Gap)?

Nie. Raportowanie GPG to osobny proces analityczny wymagany dla dużych firm. TRS Nais jest narzędziem komunikacji z pracownikiem. Te dwa procesy są komplementarne: Raport GPG jest dla urzędu/zarządu, TRS jest dla pracownika. O aspektach prawnych pisze szerzej Dentons.

Czy pokazywanie benefitów w TRS jest bezpieczne (RODO)?

Tak, jeśli robisz to w bezpiecznym środowisku. Przesyłanie takich danych mailem w pliku Excel jest ryzykowne. Udostępnienie ich w zabezpieczonej platformie (takiej jak Nais), do której pracownik loguje się indywidualnie, jest standardem rynkowym zgodnym z politykami bezpieczeństwa.

Czy TRS sprawdzi się w małej firmie (50+ osób)?

Zdecydowanie tak. W mniejszych firmach percepcja wynagrodzenia jest często zaburzona („szef mało płaci”), bo pracownicy nie widzą kosztów ukrytych (szkolenia, sprzęt, imprezy). TRS w modelu SaaS (jak Nais) jest tani we wdrożeniu i natychmiast podnosi postrzeganą wartość oferty pracodawcy.

Co zrobić jutro?

Nie czekaj na ostatnią chwilę (Czerwiec 2026). Proces budowania transparentności to zmiana kulturowa, nie tylko technologiczna.

1. Zrób audyt składników wynagrodzenia. Wypisz wszystko, co dajesz pracownikom poza pensją. Będziesz zaskoczony, jak długa jest to lista.
2. Oddziel "Compliance Heavy" od "Compliance Ready". Zdecyduj, czy potrzebujesz nowego systemu płacowego, czy narzędzia do komunikacji. Jeśli tego drugiego – przetestuj TRS Nais.
3. Zacznij komunikację już teraz. Nawet jeśli nie masz jeszcze idealnych danych, zacznij uczyć menedżerów rozmawiać o „całkowitej wartości”, a nie tylko o „kwocie netto na rękę”.

TRS przestał być pytaniem „czy warto?”. Stał się pytaniem „jak to zrobić mądrze?”. Wybór architektury lekkiej, nastawionej na komunikację i bezpieczeństwo danych, to najkrótsza droga do spokoju działu HR w nadchodzących, burzliwych miesiącach.

‍