Transparentność wynagrodzeń: Jak przygotować firmę na nowe przepisy i budować zaufanie?

Pieniądze to w Polsce wciąż jeden z ostatnich wielkich tematów tabu. Rozmawiamy o polityce, religii, a nawet problemach zdrowotnych, ale pytanie „ile zarabiasz?” wciąż wywołuje konsternację. Tymczasem polscy przedsiębiorcy właśnie otrzymali termin, który zmieni ten stan rzeczy. I to szybciej, niż wielu zakładało.

Wiele mówiło się o roku 2026 jako ostatecznym terminie unijnym. Jednak zgodnie z najnowszymi informacjami i projektami zmian w polskim prawie, nowe przepisy o jawności i transparentności wynagrodzeń mają wejść w życie już 24 grudnia 2025 roku.

To oznacza, że tegoroczne Święta mogą przynieść polskim firmom nie tylko prezenty, ale i rewolucję w działach HR. Czy Twoja organizacja jest na nią gotowa?

W tym artykule, bazując na eksperckiej wiedzy z webinaru Nais, wyjaśniamy, co dokładnie zmieni się w polskim Kodeksie pracy, czym jest transparentność wynagrodzeń i jak wykorzystać ten krótki czas, by z wymogu prawnego uczynić przewagę biznesową.

Czym jest transparentność wynagrodzeń? (Definicja i mity)

Zanim przejdziemy do przepisów, warto uporządkować definicje, ponieważ wokół pojęcia "jawność płac" narosło wiele mitów. Dla polskich pracowników i pracodawców kluczowe jest rozróżnienie dwóch podejść.

Transparentność wynagrodzeń w rozumieniu nadchodzących przepisów to jawność zasad, a niekoniecznie jawność konkretnych kwot przypisanych do nazwiska.

• Co to NIE jest: Transparentność nie oznacza, że lista płac z imionami, nazwiskami i dokładnymi kwotami przelewów zawiśnie na firmowej tablicy ogłoszeń w kuchni (chyba że firma sama zdecyduje się na tak radykalny krok).
• Co to JEST: To system, w którym każdy pracownik rozumie, dlaczego zarabia tyle, ile zarabia. To jasna siatka płac, zdefiniowane widełki (przedziały) wynagrodzeń dla danych stanowisk oraz klarowna ścieżka awansu finansowego.

W skrócie: Nowe prawo eliminuje uznaniowość i "tajne umowy", zastępując je obiektywnymi kryteriami.

‍

24 Grudnia 2025 – Co musisz wdrożyć przed tą datą?

Choć Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 daje państwom czas, polski ustawodawca celuje w wdrożenie przepisów (implementację) na 24 grudnia 2025 r.

Oto 4 filary prawne, które zmienią polski rynek pracy z dnia na dzień:

1. Rewolucja w rekrutacji (Koniec pytań o zarobki)

To zmiana, którą odczujemy natychmiast. Od momentu wejścia w życie ustawy:

• Obowiązkowe widełki: Pracodawca będzie musiał poinformować kandydata o początkowym wynagrodzeniu lub przedziale (widełkach) przewidzianym dla danego stanowiska. Informacja ta musi trafić do kandydata w ogłoszeniu o pracę lub najpóźniej przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną.
• Zakaz pytań o historię: Pracodawca nie będzie miał prawa zapytać kandydata, ile zarabiał u poprzedniego pracodawcy. Negocjacje "na podstawie paska z poprzedniej firmy" przechodzą do historii. Liczą się kompetencje i budżet stanowiska.

2. Prawo pracownika do informacji

Od 24 grudnia każdy zatrudniony zyska potężne narzędzie. Będzie mógł wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o informację dotyczącą:

• Swojego indywidualnego poziomu wynagrodzenia.
• Średniego poziomu wynagrodzenia pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości (z podziałem na płeć).

Firma nie będzie mogła odmówić ani zbyć pracownika milczeniem. Będzie miała sztywny termin na udzielenie precyzyjnej odpowiedzi.

3. Raportowanie luki płacowej (Pay Gap Reporting)

Duże organizacje zostaną objęte obowiązkiem sprawozdawczym. Będą musiały cyklicznie raportować różnice w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn.

• Jeśli luka płacowa przekroczy 5% i nie będzie uzasadniona obiektywnymi, neutralnymi kryteriami, pracodawca będzie musiał przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń we współpracy z przedstawicielami pracowników.

4. Równa płaca za tę samą pracę (Wartościowanie)

To fundament zmian. Pracownicy wykonujący pracę o tej samej wartości muszą być wynagradzani tak samo. Aby to spełnić, firmy muszą posiadać obiektywny system wartościowania stanowisk – i to przed wejściem przepisów w życie.

‍

Dlaczego polskie firmy boją się tej daty?

Perspektywa 24 grudnia budzi niepokój w wielu zarządach. Z czego to wynika?

Obawy pracodawców:

• Ryzyko "poachingu": Jawne widełki ułatwiają konkurencji podkupowanie pracowników ("Dam Ci 200 zł więcej niż widełki u X").
• Wewnętrzna presja płacowa: "Dlaczego szukamy nowego pracownika za 8000 zł, skoro ja pracuję tu 5 lat i mam 7000 zł?". To pytanie, którego managerowie boją się najbardziej.
• Chaos komunikacyjny: Obawa, że ujawnienie danych wywoła falę roszczeń i konfliktów w zespołach.

Jak zauważono podczas webinaru Nais, strach przed transparentnością to sygnał ostrzegawczy. Jeśli boisz się ujawnić zasady wynagradzania swoim ludziom, to znaczy, że zasady te prawdopodobnie są niesprawiedliwe, niejasne lub... w ogóle nie istnieją. Nowe przepisy bezlitośnie obnażą bałagan w "Excelach".

‍

Korzyści – czyli dlaczego warto być gotowym przed czasem?

Zamiast traktować datę 24 grudnia jako sądny dzień, potraktuj ją jako deadline na "posprzątanie" w firmie. Transparentność to szansa.

1. Budowanie zaufania (Trust & Engagement)

Polscy pracownicy są nieufni. Transparentność to najsilniejszy dowód na to, że firma gra fair. Pracownik, który rozumie, skąd bierze się jego pensja i co musi zrobić, by dostać podwyżkę, jest bardziej zaangażowany i rzadziej szuka nowej pracy. W Nais wierzymy, że jasna płaca to najwyższa forma docenienia pracownika.

2. Skuteczniejsza rekrutacja

Widełki w ogłoszeniu oszczędzają czas i pieniądze. Nie tracisz godzin na rozmowy z kandydatami, których oczekiwania są poza Twoim budżetem. Co więcej – firmy transparentne są postrzegane jako atrakcyjniejsi pracodawcy (lepszy Employer Branding).

3. Koniec z luką płacową

Jawność wymusza równość. Kiedy zasady są jasne, znika przestrzeń na dyskryminację płacową – świadomą czy nieświadomą.

‍

Jak przygotować firmę do 24 grudnia? Plan działania

Zostało niewiele czasu. Wdrożenie transparentności to proces, a nie jednorazowa decyzja. Oto co musisz zrobić w nadchodzących miesiącach:

Krok 1: Audyt i sprzątanie danych

Sprawdź swoje systemy kadrowo-płacowe. Czy nazwy stanowisk odpowiadają temu, co ludzie realnie robią? Czy "Specjalista ds. Sprzedaży" w dziale A robi to samo, co w dziale B? Bez porządku w danych nie zrobisz kolejnego kroku.

Krok 2: Wartościowanie stanowisk (Job Evaluation)

To klucz do sukcesu. Musisz ocenić każde stanowisko w oparciu o obiektywne kryteria (kompetencje, odpowiedzialność, wysiłek). Dzięki temu ustalisz, które role mają "taką samą wartość" i powinny być w tym samym przedziale płacowym.

Krok 3: Budowa siatki płac i widełek

Stwórz przedziały płacowe (min – mid – max) dla każdego poziomu stanowisk. Porównaj obecne zarobki pracowników z nową siatką.

• Uwaga: Jeśli odkryjesz nierówności (np. nowi zarabiają więcej niż starzy), musisz zaplanować budżet na ich wyrównanie. Lepiej zrobić to samemu teraz, niż być do tego zmuszonym przez sąd pracy w 2026 roku.

Krok 4: Edukacja managerów

To managerowie, a nie dział HR, będą na pierwszej linii frontu po 24 grudnia. Musisz nauczyć ich rozmawiać o pieniądzach, tłumaczyć widełki i uzasadniać decyzje płacowe. Bez tego transparentność zamieni się w konflikt.

‍

FAQ – Najważniejsze pytania przedsiębiorców

Skąd ta data 24 grudnia 2025? Przecież dyrektywa mówi o 2026? Data czerwcowa 2026 to ostateczny termin dla państw UE. Polska jednak, w ramach prac nad nowelizacją Kodeksu pracy, planuje wdrożenie przepisów wcześniej. Eksperci prawa pracy wskazują 24 grudnia 2025 r. jako datę wejścia w życie kluczowych zmian. Należy być gotowym na ten wcześniejszy termin.

Czy muszę ujawniać zarobki konkretnego pracownika? Nie. Przepisy mówią o udostępnianiu średnich wynagrodzeń na danym stanowisku, w podziale na płeć. Indywidualne wynagrodzenie "Jana Kowalskiego" pozostaje chronione, chyba że on sam zdecyduje się je ujawnić.

Czy mogę nadal stosować klauzule poufności wynagrodzeń w umowach? Od momentu wejścia w życie przepisów – nie. Zapisy zakazujące pracownikom ujawniania wysokości własnego wynagrodzenia staną się z mocy prawa nieważne.

Co jeśli nie zdążę do grudnia? Narażasz się na ryzyko pozwów pracowniczych o odszkodowania z tytułu nierównego traktowania oraz na chaos w procesach rekrutacyjnych, które muszą być zgodne z nowym prawem.

Podsumowanie: Nie czekaj na "Gwiazdkę"

Data 24 grudnia 2025 roku to dla polskich działów HR i zarządów ostateczny "dzwonek alarmowy". Transparentność wynagrodzeń przestaje być kwestią wyboru czy dobrej woli – staje się twardym prawem.

Możesz czekać do ostatniej chwili, ryzykując kryzys wizerunkowy i prawny, albo zacząć działać już dziś. Uporządkowanie siatki płac i budowa kultury opartej na jawności to inwestycja, która zwróci się w postaci zaufania pracowników. A w Nais wiemy, że zaufanie to najcenniejsza waluta w biznesie.

‍