Bony podarunkowe dla pracowników: zasady, podatki i korzyści
Bony podarunkowe są jednym z najpopularniejszych benefitów pozapłacowych stosowanych przez polskich pracodawców, szczególnie w okresie świątecznym. W 2025 roku zasady ich przyznawania i rozliczania podlegają szczegółowym regulacjom podatkowym i składkowym, których znajomość pozwala firmom skutecznie motywować zespół przy jednoczesnej optymalizacji kosztów.
Czym są bony podarunkowe dla pracowników?
Rola bonów jako benefitu pozapłacowego
Bony podarunkowe stanowią niepieniężną formę wynagrodzenia, która pozwala pracownikom na wymianę określonej wartości na towary lub usługi w wybranych miejscach. W przeciwieństwie do premii finansowych, których efekt motywacyjny słabnie już po kilku tygodniach, bony budują trwalsze zaangażowanie i poczucie docenienia. Badania z 2025 roku wskazują, że około 42% pracowników deklaruje gotowość obniżenia oczekiwań płacowych w zamian za atrakcyjniejszy pakiet benefitów, a 73% respondentów podkreśla, że dodatkowe świadczenia pozapłacowe wpływają na ich decyzję o pozostaniu w firmie.
Najczęstsze formy bonów: karta podarunkowa, e-voucher
Współczesne bony występują głównie w formie kart podarunkowych – plastikowych kart magnetycznych z zakodowaną wartością – oraz e-voucherów, czyli elektronicznych kuponów przesyłanych drogą mailową lub dostępnych w aplikacjach. Karty podarunkowe mają charakter trwały, mogą być używane wielokrotnie i doładowywane po wyczerpaniu salda, podczas gdy bony towarowe zazwyczaj są jednorazowe. Obie formy nie są uznawane przez fiskus za świadczenia rzeczowe, co ma istotne konsekwencje podatkowe. Nowoczesną alternatywą dla tradycyjnych bonów są wirtualne karty przedpłacone, które działają w systemie Mastercard i eliminują koszty logistyki oraz produkcji plastiku.
Cele i korzyści stosowania bonów w firmie
Motywacja i lojalność pracowników
Nieoczywiste benefity pozapłacowe, do których zaliczają się bony, mają znaczący wpływ na motywację – około 59% pracowników ocenia, że tego typu świadczenia mają bardzo duży wpływ na ich motywację, a 73% zgadza się, że benefity zwiększają ich zaangażowanie w pracę. Firmy inwestujące w pozapłacowe formy motywacji notują o 41% niższą rotację pracowników. Bony zakupowe znajdują się wśród najpopularniejszych benefitów materialnych stosowanych w polskich przedsiębiorstwach.
Poprawa atmosfery w pracy
Przekazywanie bonów podarunkowych buduje pozytywne relacje między pracodawcą a pracownikami oraz wzmacnia kulturę docenienia w organizacji. Fiskus potwierdza stanowisko, że zakup kart podarunkowych jako sposób na wzmocnienie więzi z pracownikami jest akceptowany i ma pośrednie przełożenie na poziom osiąganych wyników oraz efektywniejszą pracę. Taka praktyka przyczynia się do budowania dobrego wizerunku firmy jako pracodawcy dbającego o swoich ludzi.
Personalizacja świadczeń a skuteczność benefitów
Współczesny rynek pracy wymaga dostosowania benefitów do zróżnicowanych potrzeb różnych pokoleń pracowników. Pokolenie Z ceni elastyczność i możliwości rozwoju, millenialsi stawiają na równowagę między życiem prywatnym a zawodowym, a pracownicy 50+ preferują stabilność i bezpieczeństwo socjalne. Personalizacja świadczeń poprzez oferowanie bonów do różnych kategorii sklepów i usług pozwala skuteczniej odpowiadać na indywidualne preferencje zespołu. Rozwiązania takie jak wirtualne karty przedpłacone Nais umożliwiają najwyższą elastyczność – pracodawca może stworzyć karty ZFŚS, lunchowe, sportowe, kulturalne czy prezentowe, a pracownicy zarządzają nimi przez aplikację mobilną z pełną kontrolą nad saldem i historią transakcji.
Okazje do wręczania bonów pracownikom
Święta, jubileusze i inne wydarzenia firmowe
Najpopularniejszym momentem przekazywania bonów są święta – szczególnie Boże Narodzenie i Wielkanoc. Grudzień z racji przypadających Świąt Bożego Narodzenia to czas, kiedy wielu pracodawców decyduje się na przekazanie prezentów swoim pracownikom oraz ich dzieciom. Inne okazje to jubileusze pracownicze, zakończenie roku obrotowego, osiągnięcie celów biznesowych czy wydarzenia integracyjne.
Bony świąteczne jako najpopularniejsza forma
Bony świąteczne stanowią najbardziej rozpowszechnioną formę tego benefitu w Polsce. Przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po różnego rodzaju formy obdarowywania swoich pracowników, głównie w okresie świątecznym, a najpopularniejszym sposobem są właśnie bony lub karty podarunkowe. Ich popularność wynika z szerokiej możliwości realizacji oraz elastyczności w wykorzystaniu przyznanego budżetu przez pracowników.
Rodzaje bonów i kart podarunkowych
Karta podarunkowa jednego i różnego przeznaczenia (BJP i BRP)
Od 2019 roku obowiązuje podział bonów na dwie kategorie. Bony jednego przeznaczenia (BJP) to te, w których miejsce świadczenia oraz kwota VAT z tytułu dostawy są znane w chwili emisji bonu – przykładowo bon na 100 zł do wykorzystania na naprawy samochodu w określonym warsztacie. Bony różnego przeznaczenia (BRP) to wszystkie pozostałe, np. bony emitowane przez galerie handlowe pozwalające na zakupy w mieszczących się w nich sklepach. W przypadku BJP obowiązek podatkowy VAT powstaje w chwili transferu bonu, natomiast przy BRP dopiero w momencie realizacji.
Bony zakupowe, sportowe, kulturalne, usługowe i spożywcze
Rynek oferuje różnorodne kategorie bonów dostosowane do potrzeb pracowników. Bony zakupowe umożliwiają robienie zakupów w sieciach handlowych, sportowe dają dostęp do sprzętu i odzieży sportowej, kulturalne obejmują bilety na wydarzenia czy dostęp do instytucji kultury, usługowe odnoszą się do salonów SPA czy warsztatów samochodowych, a spożywcze można wymienić w sklepach spożywczych. Każda kategoria odpowiada na inne potrzeby i preferencje pracowników.
Popularne rozwiązania – od kart do sieci handlowych po wirtualne karty płatnicze
Na polskim rynku funkcjonują różnorodne rozwiązania bonowe. Tradycyjne karty podarunkowe do sieci takich jak Allegro, Decathlon, Rossmann, Media Markt czy Kaufland cieszą się dużą popularnością ze względu na łatwą dostępność punktów realizacji. Coraz większym zainteresowaniem cieszą się również nowoczesne rozwiązania mobilne – wirtualna karta płatnicza Nais to benefit w systemie Mastercard, który eliminuje koszty logistyki i plastiku, działa globalnie w sklepach stacjonarnych, internetowych i za granicą, oraz pozwala na pełną personalizację – od kart ZFŚS, przez lunchowe, prezentowe, aż po karty z logo firmy. Taka wirtualna karta oferuje pracownikom łatwe zarządzanie przez aplikację mobilną oraz możliwość doładowań bez limitów.
Finansowanie bonów podarunkowych
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty są zobowiązani do tworzenia ZFŚS. W 2025 roku podstawą obliczenia odpisu na ZFŚS jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej wynoszące 7 262,39 zł, a odpis podstawowy na jednego pracownika wynosi 2 723,40 zł. Pracodawca powinien przekazać należne środki na rachunek funduszu do 31 maja 2025 r. (co najmniej 75% równowartości dokonanych odpisów) oraz do 30 września 2025 r. (pozostałą kwotę).
Środki obrotowe firmy
Bony podarunkowe mogą być również finansowane bezpośrednio ze środków obrotowych pracodawcy, co jest szczególnie istotne dla firm niezobowiązanych do tworzenia ZFŚS. W takim przypadku bony stanowią przychód pracownika ze stosunku pracy i podlegają zarówno opodatkowaniu podatkiem dochodowym, jak i oskładkowaniu składkami ZUS. Wartość bonu doliczana jest do kwoty brutto wynagrodzenia podlegającej oskładkowaniu składkami ZUS ubezpieczenia społecznego oraz zdrowotnego.
Skutki podatkowe i składkowe
Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT)
Bony podarunkowe, niezależnie od źródła finansowania, nie są uznawane przez fiskus za świadczenia rzeczowe, dlatego nie korzystają z pełnego zwolnienia przewidzianego dla prezentów rzeczowych. W przypadku bonów podarunkowych nie stosuje się zwolnienia z opodatkowania określonego w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, które dotyczy wyłącznie rzeczowych świadczeń w całości sfinansowanych ze środków ZFŚS. Bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towar lub usługę do tej grupy nie należą.
Składki ZUS od bonów finansowanych ze środków obrotowych
Jeżeli pracodawca zakupi bony ze środków bieżących firmy, będzie zobligowany doliczyć je do wynagrodzenia i opodatkować podatkiem dochodowym oraz oskładkować składkami ZUS w taki sam sposób jak wynagrodzenie ze stosunku pracy. Wartość bonu np. 500 zł netto stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy i doliczana jest do kwoty brutto wynagrodzenia podlegającej oskładkowaniu składkami ZUS. Natomiast karty podarunkowe finansowane z ZFŚS nie podlegają oskładkowaniu ZUS, pod warunkiem przestrzegania regulaminu funduszu.
Limit zwolnienia z PIT i jego zastosowanie
W 2025 roku obowiązuje limit zwolnienia z podatku dochodowego dla świadczeń rzeczowych i pieniężnych sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS w wysokości 1 000 zł rocznie na pracownika. Limit ten został obniżony z 2 000 zł, które obowiązywały czasowo podczas pandemii COVID-19. Bony podarunkowe finansowane z ZFŚS mogą korzystać z tego zwolnienia do wysokości 1 000 zł, pod warunkiem prawidłowego przeprowadzenia procesu pozyskiwania funduszy zgodnie z wewnętrznym regulaminem ZFŚS. Po przekroczeniu kwoty 1 000 zł nadwyżka podlega opodatkowaniu według stawki 12% lub 32%, w zależności od progu podatkowego pracownika.
Bony jako koszt uzyskania przychodu
Warunki zaliczenia bonów do kosztów firmy
Bony podarunkowe mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodu w działalności gospodarczej, ale tylko pod pewnymi warunkami. Aby wydatki na zakup bonów mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te powinny mieć charakter marketingowy i być związane z budowaniem relacji z kontrahentami lub pracownikami. Ważne jest, aby bony nie były traktowane jako wydatki reprezentacyjne, ponieważ te są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.
Wymagana dokumentacja podatkowa
Zakup bonów powinien być udokumentowany odpowiednimi fakturami lub rachunkami, które zawierają wszystkie wymagane dane. W przypadku zasilenia kart podarunkowych finansowanych z ZFŚS kosztem jest wartość odpisu dokonanego zgodnie z przepisami o ZFŚS, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów zostały wpłacone na rachunek funduszu. Istotne jest posiadanie pełnej dokumentacji oraz umiejętne przygotowanie opisu stanu faktycznego, szczególnie przy ubieganiu się o interpretację indywidualną.
Przekazanie bonów jako darowizna
Różnice w opodatkowaniu i skutki dla pracodawcy
W sytuacji gdy przekazanie bonów nie wiąże się z żadnym świadczeniem wzajemnym ze strony pracownika i nie wynika z obowiązków pracodawcy będących skutkiem obowiązujących regulaminów, otrzymywanie przez pracowników bonów podarunkowych podlega przepisom ustawy o podatku od spadków i darowizn, a nie podatkiem PIT. W takim przypadku obowiązek podatkowy spoczywa na osobie obdarowanej, czyli na pracowniku. Kwota wolna od podatku dla osób niespokrewnionych zaliczanych do III grupy podatkowej wynosi 5 733 zł w okresie 5-letnim. Jeżeli wartość przekazanych bonów nie przekracza kwoty wolnej, obdarowany nie ma obowiązku składania deklaracji SD-3, a obowiązek podatkowy nie powstaje.
Praktyczne aspekty wdrożenia bonów w firmie
Jak wybrać odpowiedni typ bonu dla zespołu
Wybór odpowiedniego typu bonu wymaga analizy profilu zatrudnionych pracowników, ich potrzeb i preferencji. W celu ustalenia, które propozycje powinny znaleźć się w ofercie firmy, można przeprowadzić ankietę lub bezpośrednie wywiady z pracownikami. Należy wziąć pod uwagę różnorodność zespołu – młodsi pracownicy mogą preferować bony sportowe lub kulturalne, podczas gdy osoby z rodzinami docenią bony zakupowe lub spożywcze.
Personalizacja bonów według potrzeb pracowników
Personalizacja świadczeń stała się standardem w nowoczesnym HR, pozwalając na lepsze dostosowanie benefitów do indywidualnych oczekiwań. Współczesny rynek pracy jest międzypokoleniowy, dlatego różne grupy wiekowe mają odmienne preferencje. Sprawdzają się regularne ankiety badające preferencje pracowników dotyczące benefitów, a także programy pozwalające na wybór spośród kilku kategorii bonów. Systemy oparte na wirtualnych kartach przedpłaconych dla pracowników umożliwiają najwyższą elastyczność – pracodawca może stworzyć karty ZFŚS, lunchowe, sportowe, kulturalne czy prezentowe, a pracownicy zarządzają nimi przez aplikację mobilną z pełną kontrolą nad saldem i historią transakcji.
Przykłady popularnych rozwiązań: tradycyjne karty i nowoczesne benefity mobilne
Na polskim rynku najpopularniejsze są karty podarunkowe do sieci takich jak Allegro (uniwersalne zakupy online), Decathlon (artykuły sportowe), Rossmann (drogeria i kosmetyki), Media Markt (elektronika) czy Kaufland (zakupy spożywcze). Coraz więcej firm decyduje się jednak na nowoczesne rozwiązania mobilne – wirtualna karta Nais w systemie Mastercard eliminuje koszty logistyczne związane z plastikowymi kartami, pozwala na łatwe zarządzanie przez aplikację mobilną oraz oferuje pełną swobodę w wyborze miejsca zakupów zarówno w Polsce, jak i za granicą. Wybór dostawcy powinien uwzględniać szerokość możliwości realizacji, wygodę dla pracowników oraz warunki współpracy dla pracodawcy.
Interpretacje podatkowe i aktualne przepisy
Znaczenie interpretacji indywidualnych
Ze względu na złożoność przepisów dotyczących opodatkowania bonów podarunkowych wiele firm decyduje się na wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową. Fiskus potwierdza stanowisko, że zakup kart podarunkowych jako sposób na wzmocnienie więzi z pracownikami jest akceptowany i ma efekt motywacyjny z pośrednim przełożeniem na osiągane wyniki. Interpretacje indywidualne chronią podatnika przed konsekwencjami błędnego rozliczenia, dlatego są szczególnie istotne przy większych wartościach przekazywanych bonów.
Najczęstsze pytania i wątpliwości pracodawców
Pracodawcy najczęściej mają wątpliwości dotyczące kwalifikacji bonów jako kosztów uzyskania przychodu, zasad oskładkowania oraz rozróżnienia między świadczeniem ze stosunku pracy a darowizną. ZUS często kwestionuje zasadność nieoskładkowania bonu, argumentując, że przyznane benefity nie spełniają kryterium świadczenia socjalnego, dlatego obowiązkowe jest w takiej sytuacji oskładkowanie przyznanych benefitów. Istotne jest również sumienne przestrzeganie regulaminu ZFŚS, aby uniknąć problemów z organami kontrolnymi.
FAQ
Czy bony podarunkowe dla pracowników są zwolnione z podatku?
Bony podarunkowe finansowane z ZFŚS korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego tylko do wysokości 1 000 zł rocznie na pracownika w 2025 roku. Po przekroczeniu tego limitu nadwyżka podlega opodatkowaniu według stawki 12% lub 32%. Bony nie są uznawane za świadczenia rzeczowe, więc nie korzystają z pełnego zwolnienia przewidzianego dla prezentów rzeczowych. W przypadku finansowania ze środków obrotowych firmy bony podlegają pełnemu opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Jak rozliczyć bon podarunkowy wypłacony pracownikowi?
Rozliczenie zależy od źródła finansowania i tego, czy wartość bonu traktujemy jako kwotę brutto czy netto. Przy bonie jako kwocie brutto (np. 250 zł) z ZFŚS należy potrącić z wynagrodzenia pracownika podatek: 250 zł x 12% = 30 zł. Przy bonie jako kwocie netto należy najpierw ubruttowić wartość: 250 zł : (1-0,12) = 284,09 zł, a następnie obliczyć podatek: 284,09 zł – 250,00 zł = 34 zł do odprowadzenia. Bardziej powszechną opcją jest uznanie wartości bonu jako kwoty brutto.
Czy bony mogą być kosztem uzyskania przychodu dla firmy?
Tak, bony podarunkowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że są poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te powinny mieć charakter związany z budowaniem relacji z pracownikami i być odpowiednio udokumentowane. Nie mogą być traktowane jako wydatki reprezentacyjne, które są wyłączone z kosztów. Fiskus potwierdza efekt motywacyjny bonów jako akceptowany koszt z pośrednim przełożeniem na osiągane wyniki.
Jakie są różnice między BJP a BRP?
Bony jednego przeznaczenia (BJP) to te, w których miejsce świadczenia oraz kwota VAT są znane w chwili emisji bonu, np. bon na konkretną usługę w określonym miejscu. Bony różnego przeznaczenia (BRP) to wszystkie pozostałe, gdzie stawka VAT nie jest znana w momencie emisji. Kluczowa różnica dotyczy momentu powstania obowiązku podatkowego VAT: przy BJP powstaje w chwili transferu bonu, przy BRP dopiero w momencie jego realizacji.
Czy bony finansowane z ZFŚS podlegają składkom ZUS?
Nie, karty podarunkowe finansowane z ZFŚS nie podlegają oskładkowaniu ZUS, pod warunkiem przestrzegania regulaminu funduszu. Stanowisko to jest zgodne z przepisami dotyczącymi świadczeń socjalnych. Natomiast bony finansowane ze środków obrotowych firmy podlegają oskładkowaniu składkami ZUS w taki sam sposób jak wynagrodzenie ze stosunku pracy. ZUS może kwestionować zasadność nieoskładkowania, jeśli stwierdzi nieprawidłowości w przyznawaniu świadczeń.
Podsumowanie: kiedy i dlaczego warto stosować bony podarunkowe
Kluczowe zalety dla pracodawcy i pracownika
Bony podarunkowe stanowią skuteczne narzędzie motywacyjne, które buduje trwalsze zaangażowanie niż premie finansowe – 73% pracowników zgadza się, że benefity zwiększają ich zaangażowanie w pracę. Dla pracodawcy najważniejszą zaletą jest możliwość optymalizacji podatkowej przy finansowaniu z ZFŚS, gdzie limit zwolnienia wynosi 1 000 zł na pracownika rocznie. Dodatkowo bony mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, co dodatkowo obniża obciążenia fiskalne firmy. Dla pracowników kluczowa jest elastyczność w wykorzystaniu bonów oraz personalizacja świadczeń odpowiadająca ich indywidualnym potrzebom.
Najlepsze praktyki wdrażania świadczeń pozapłacowych
Skuteczne wdrożenie systemu bonów wymaga kilku kroków. Po pierwsze, należy przeprowadzić badanie preferencji pracowników, aby dobrać odpowiednie kategorie bonów. Po drugie, warto zadbać o zgodność z regulaminem ZFŚS i odpowiednią dokumentację, aby uniknąć problemów z organami kontrolnymi. Po trzecie, istotne jest przemyślane planowanie budżetu – w 2025 roku odpis podstawowy na ZFŚS wynosi 2 723,40 zł na pracownika. Współczesne rozwiązania mobilne, takie jak wirtualna karta Nais, pozwalają na eliminację kosztów logistycznych, pełną digitalizację procesu zarządzania benefitami oraz oferują możliwość doładowań bez limitów z personalizacją dostosowaną do potrzeb firmy. Wreszcie, należy jasno komunikować zasady przyznawania bonów i ich wartość podatkową, aby uniknąć nieporozumień z pracownikami.
