Karty podarunkowe dla pracowników: zastosowanie, finansowanie i rozliczenia
Karty podarunkowe dla pracowników to jeden z najpopularniejszych benefitów pozapłacowych w polskich firmach, który łączy elastyczność z korzyściami podatkowymi. Według najnowszych badań, 37% pracowników w Polsce wskazuje karty podarunkowe jako istotny benefit, a aż 78% zatrudnionych rekomenduje firmę przede wszystkim ze względu na atrakcyjną ofertę świadczeń dodatkowych. W praktyce oznacza to, że przemyślana strategia wdrożenia kart podarunkowych może znacząco wpłynąć na motywację zespołu, zmniejszyć rotację pracowników i wzmocnić employer branding organizacji.
Czym są karty podarunkowe dla pracowników?
Definicja i funkcje kart jako benefitu pozapłacowego
Karty podarunkowe dla pracowników to przedpłacone instrumenty płatnicze, zazwyczaj wydawane w systemie Mastercard lub Visa, które umożliwiają pracownikom dokonywanie zakupów w wybranych punktach handlowych lub usługowych. W przeciwieństwie do tradycyjnych bonów papierowych, karty podarunkowe są traktowane jako świadczenia pieniężne, co ma istotne znaczenie dla ich rozliczeń podatkowych i możliwości skorzystania ze zwolnień z PIT. Funkcjonują one jako wygodna alternatywa dla klasycznych nagród rzeczowych, oferując pracownikom większą swobodę w wyborze sposobu ich wykorzystania.
Rola kart w motywowaniu i nagradzaniu pracowników
Karty podarunkowe spełniają kluczową rolę w budowaniu zaangażowania i lojalności pracowników wobec organizacji. Badania przeprowadzone przez Pluxee Polska i PBS pokazują, że dla 52% pracowników benefity stanowią istotną alternatywę w sytuacji braku możliwości podwyżek, a 57% uważa, że atrakcyjna oferta benefitowa może znacząco podnieść atrakcyjność firmy. Karty podarunkowe pozwalają pracodawcom na wyrażenie uznania za osiągnięcia, jednocześnie dając pracownikom poczucie docenienia i możliwość samodzielnego decydowania o sposobie wydatkowania środków.
Zastosowanie kart podarunkowych w firmie
Typowe okazje do wręczania kart pracownikom
Karty podarunkowe mogą być przyznawane przy różnych okazjach w życiu zawodowym i osobistym pracowników. Najczęstsze momenty to święta Bożego Narodzenia i Wielkanocy, jubileusze związane z latami pracy w firmie, urodziny pracowników, przejście na emeryturę, narodziny dziecka oraz inne ważne wydarzenia osobiste lub firmowe. Tego typu prezenty budują pozytywne relacje między pracownikiem a pracodawcą, mają również działanie motywujące, wpływające na jakość, wydajność i efektywność pracy.
Karta podarunkowa jako forma premii i benefit świąteczny
W praktyce biznesowej karty podarunkowe często pełnią funkcję premii świątecznej lub nagrody za osiągnięte cele. Według raportu z 2025 roku, 55% pracowników wskazuje prezenty okazjonalne jako istotny element oferty benefitowej, co potwierdza duże znaczenie tego rodzaju świadczeń w strategii wynagradzania. Pracodawcy mogą przekazywać karty jako dodatkowe wynagrodzenie za szczególne osiągnięcia, realizację projektów lub jako element systemu motywacyjnego wspierającego kulturę uznania w organizacji.
Karty jako narzędzie lojalnościowe i employer brandingowe
Karty podarunkowe skutecznie wspierają działania z zakresu employer brandingu i budowania reputacji pracodawcy. Firmy, które świadomie inwestują w benefity, skuteczniej przyciągają wartościowych kandydatów i zatrzymują najlepszych pracowników w organizacji. Transparentna i atrakcyjna oferta benefitowa, w tym karty podarunkowe, wpływa na postrzeganie firmy jako nowoczesnego i dbającego o pracowników pracodawcy, co ma bezpośrednie przełożenie na poziom zaangażowania zespołu.
Rodzaje kart podarunkowych dostępnych na rynku
Karty jednego i różnego przeznaczenia – różnice podatkowe
Rynek oferuje różne typy kart podarunkowych, które różnią się pod względem zakresu akceptacji i sposobu rozliczania podatkowego. Karty jednego przeznaczenia są ograniczone do konkretnej sieci handlowej (np. Empik, Allegro, Decathlon), podczas gdy karty wielofunkcyjne działają w szerokim spektrum punktów akceptujących płatności Mastercard lub Visa. Z perspektywy podatkowej kluczowe jest rozróżnienie między kartami przedpłaconymi a bonami papierowymi – tylko karty płatnicze mogą korzystać ze zwolnienia z PIT do 1000 zł, podczas gdy bony, talony i inne znaki uprawniające do wymiany na towary lub usługi są opodatkowane w całości.
Cyfrowe karty podarunkowe i ich zalety ekologiczne
Nowoczesne rozwiązania, takie jak wirtualne karty przedpłacone, zyskują na popularności ze względu na eliminację plastiku i uproszczenie logistyki. Cyfrowe karty są wysyłane bezpośrednio na adres email pracownika, umożliwiają zbliżeniowe płatności przez telefon z Google Pay i Apple Pay, a ich aktywacja następuje w ciągu 72 godzin bez kosztów dostawy. Tego typu ekologiczne benefity odpowiadają na rosnące oczekiwania pracowników wobec odpowiedzialności środowiskowej pracodawców i wpisują się w trendy ESG obserwowane w 2025 roku.
Personalizacja kart i dopasowanie do potrzeb pracowników
Badania z 2025 roku pokazują, że 60% pracowników oczekuje, aby benefity odpowiadały na ich aktualne potrzeby, a 55% ceni możliwość korzystania z benefitów przez bliskich. Personalizacja kart podarunkowych może obejmować dostosowanie wartości nominalnej, wybór sieci akceptacji, możliwość wielokrotnego doładowania karty, a także dodanie logo firmy w przypadku kart fizycznych. Coraz popularniejsze stają się również systemy kafeteryjne, w których pracownicy samodzielnie wybierają preferowane rodzaje benefitów z dostępnego katalogu.
Finansowanie kart podarunkowych
Zakup kart ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS)
Najkorzystniejszym podatkowo sposobem finansowania kart podarunkowych jest wykorzystanie środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. ZFŚS to środki finansowe gromadzone przez pracodawcę, przy czym wymogiem do założenia funduszu jest zatrudnianie minimum 50 pracowników na pełen etat (wyjątek stanowią jednostki budżetowe i samorządowe, w których ZFŚS funkcjonuje bez względu na liczbę pracowników). Karty podarunkowe zakupione z ZFŚS są uznawane za świadczenia socjalne i podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego do kwoty 1000 zł rocznie na pracownika.
Finansowanie kart ze środków obrotowych firmy
Alternatywnym źródłem finansowania kart podarunkowych są środki obrotowe przedsiębiorstwa. W tym przypadku karty przekazywane pracownikom stanowią koszty uzyskania przychodów dla pracodawcy, ale pracownik musi zapłacić podatek PIT od całej wartości karty oraz podlegają one oskładkowaniu ZUS. Przedsiębiorca musi pamiętać, że każdy wydatek powinien być w sposób właściwy udokumentowany, a wartość kart znajdzie się w wynagrodzeniu pracownika, od którego należy pobrać zaliczkę na podatek.
Karta podarunkowa jako darowizna – alternatywna forma przekazania
Trzecią możliwością jest przekazanie karty podarunkowej w formie darowizny. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje, że przekazanie karty ma charakter darowizny, nie będzie to stanowiło przychodu z tytułu wynagrodzenia dla pracownika, ale również nie będzie stanowiło kosztów uzyskania przychodów dla pracodawcy. To rozwiązanie jest rzadziej stosowane ze względu na brak korzyści podatkowych dla obu stron transakcji.
Opodatkowanie i składki ZUS od kart podarunkowych
Zwolnienie z podatku dochodowego do 1000 zł z ZFŚS
Kluczową korzyścią finansowania kart podarunkowych z ZFŚS jest zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych do kwoty 1000 zł rocznie na jednego pracownika. Warto zaznaczyć, że od stycznia 2024 roku kwota ta wróciła do swojej pierwotnej wysokości po okresie pandemicznym (2020-2023), kiedy wynosiła 2000 zł. Zwolnienie to dotyczy wyłącznie kart płatniczych i wirtualnych przedpłaconych – nie obejmuje bonów, talonów ani innych znaków uprawniających do wymiany na towary lub usługi.
Składki ZUS w zależności od źródła finansowania
Karty podarunkowe finansowane z ZFŚS są całkowicie zwolnione ze składek ZUS, niezależnie od wartości kart. To istotna oszczędność dla pracodawcy, ponieważ brak oskładkowania oznacza niższe koszty osobowe przy zachowaniu wysokiej wartości benefitu dla pracownika. W przypadku finansowania ze środków obrotowych firmy, karty podlegają pełnemu oskładkowaniu ZUS jako element wynagrodzenia pracownika.
Karta jako świadczenie nieodpłatne a obowiązki podatkowe
Karty podarunkowe traktowane są jako świadczenia pieniężne, które pozwalają na wydanie dostępnych na koncie środków przez pracownika. W momencie przekazania karty finansowanej z ZFŚS pracodawca powinien ująć wydatek w kosztach działalności pozostałej i odpowiednio zaksięgować tę operację. Pracownik otrzymujący kartę do kwoty 1000 zł rocznie nie musi ujmować jej wartości w swoim rocznym zeznaniu podatkowym, pod warunkiem że karta została sfinansowana ze środków funduszu socjalnego.
Karty podarunkowe a koszty uzyskania przychodu
Kiedy wydatek na kartę może być kosztem podatkowym
Zakup kart podarunkowych ze środków obrotowych stanowi koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Oznacza to, że pracodawca może pomniejszyć podstawę opodatkowania o wartość zakupionych kart, pod warinkiem odpowiedniej dokumentacji wydatku i wykazania związku z prowadzoną działalnością. Natomiast zakup kart podarunkowych z ZFŚS nie stanowi bezpośrednio kosztu podatkowego, ponieważ kosztem jest dokonywany odpis na Fundusz.
Różnice w rozliczeniu w zależności od źródła finansowania
Sposób rozliczania kart podarunkowych zależy fundamentalnie od źródła ich finansowania. Poniższa tabela przedstawia kluczowe różnice:
Interpretacje podatkowe dotyczące kart podarunkowych
Prawidłowe rozliczenie kart podarunkowych wymaga uwzględnienia aktualnych interpretacji podatkowych. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, wolna od opodatkowania jest wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł, przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki. Przedsiębiorca powinien zawsze wziąć pod uwagę źródło finansowania nabytych kart dla celu skorzystania ze zwolnienia z podatku dochodowego.
Praktyczne aspekty wdrożenia kart w firmie
Jak wybrać odpowiedni typ karty dla pracowników
Wybór właściwego typu karty podarunkowej powinien uwzględniać specyficzne potrzeby pracowników i cele organizacji. Przy podejmowaniu decyzji warto rozważyć takie aspekty jak zakres akceptacji karty (sklepy stacjonarne, online, zagraniczne), możliwość personalizacji, termin ważności karty (zazwyczaj 12 miesięcy), opcję wielokrotnego doładowania oraz dostępność aplikacji mobilnej do zarządzania kartą. W kontekście rosnących oczekiwań wobec elastyczności benefitów, coraz więcej firm wybiera rozwiązania uniwersalne, akceptowane w szerokim spektrum punktów handlowych.
Proces zakupu i przekazania kart podarunkowych
Proces wdrożenia kart podarunkowych został maksymalnie uproszczony przez dostawców i nie wymaga dużego zaangażowania ze strony pracodawcy. Typowy proces obejmuje wybór typu karty i wartości nominalnej, złożenie zamówienia u wybranego dostawcy, otrzymanie kart (fizycznych w ciągu 48 godzin lub wirtualnych w ciągu 72 godzin) oraz przekazanie kart pracownikom z odpowiednim udokumentowaniem transakcji. Karty mogą być dostarczane bezpośrednio na adresy email pracowników, przez komunikatory firmowe lub osobiście podczas spotkań zespołowych.
Wartość kart i limity kwotowe w praktyce
W praktyce wartość kart podarunkowych najczęściej dostosowuje się do limitu zwolnienia z PIT, czyli 1000 zł rocznie na pracownika, aby maksymalnie wykorzystać korzyści podatkowe. Dostępne nominały zazwyczaj wahają się od 50 do 1000 zł, co pozwala na elastyczne dostosowanie wysokości benefitu do budżetu firmy i okazji. Niektóre organizacje decydują się na przekazanie kart o wyższej wartości, świadomie akceptując konieczność opodatkowania nadwyżki powyżej 1000 zł.
Nowoczesne rozwiązanie: Wirtualne karty przedpłacone Nais
W odpowiedzi na zmieniające się potrzeby rynku i rosnące oczekiwania wobec mobilności oraz ekologicznych rozwiązań, coraz więcej firm decyduje się na wirtualne karty przedpłacone jako nowoczesną alternatywę dla tradycyjnych kart fizycznych.
Wirtualna karta Nais to innowacyjne rozwiązanie w systemie Mastercard, które eliminuje zbędne koszty logistyczne i problemy związane z duplikatami plastikowych kart.
Kluczowe zalety wirtualnych kart Nais obejmują pełną mobilność bez fizycznego nośnika, globalną akceptację w sklepach stacjonarnych i internetowych, łatwe zarządzanie saldem i historią transakcji w jednym miejscu oraz możliwość personalizacji dostosowanej do potrzeb firmy – od kart ZFŚS, przez lunchowe, po prezentowe z logo firmy. To rozwiązanie idealnie wpisuje się w trendy 2025 roku, odpowiadając na potrzeby elastyczności i odpowiedzialności środowiskowej.
Przykładowe karty i dostawcy na rynku
Popularne marki i sieci oferujące karty podarunkowe
Polski rynek oferuje szeroką gamę kart podarunkowych dedykowanych pracownikom. Do najpopularniejszych rozwiązań należą karty akceptowane w dużych sieciach handlowych, takich jak Biedronka, Allegro, RTVEuroAGD, Zalando, H&M, Adidas, Decathlon, 4F, Empik, Douglas, Hebe, Media Expert, CCC, Smyk, Pepco, Żabka oraz Sephora. Karty te mogą być wydawane jako eVouchery cyfrowe lub tradycyjne karty płatnicze z szerokim zakresem akceptacji.
Karty podarunkowe Edenred, Pluxee, Multikarta i inne
Wśród głównych dostawców benefitów pracowniczych w Polsce wyróżniają się Pluxee (wcześniej Sodexo), Edenred oraz coraz popularniejsze rozwiązania cyfrowe. Pluxee oferuje zarówno karty fizyczne (magnetyczne i zbliżeniowe), jak i wirtualne, z możliwością wielokrotnego zasilenia i integracją z aplikacją mobilną. Edenred specjalizuje się m.in. w kartach lunchowych oraz kartach podarunkowych z szeroką siecią akceptacji. Nowoczesną alternatywą są w pełni cyfrowe rozwiązania, takie jak karty Nais, które eliminują logistykę fizycznych kart i oferują większą elastyczność.
Karty do Allegro, Decathlon, Rossmann, Empik i innych sieci
Karty dedykowane konkretnym sieciom handlowym cieszą się dużą popularnością ze względu na możliwość dostosowania benefitu do preferencji pracowników. Karta Allegro pozwala na zakupy w najpopularniejszym polskim sklepie internetowym z niezwykle szerokim asortymentem, karta Decathlon jest ceniona przez osoby aktywne fizycznie, Rossmann odpowiada na potrzeby związane z kosmetykami i artykułami drogerii, a Empik umożliwia zakup książek, elektroniki i produktów kulturalnych. Wybór konkretnej sieci powinien uwzględniać preferencje zespołu i charakter okazji, przy której karta jest wręczana.
Podsumowanie: korzyści z wdrożenia kart podarunkowych
Wpływ na motywację i satysfakcję pracowników
Karty podarunkowe dla pracowników stanowią skuteczne narzędzie motywacyjne, które realnie wpływa na poziom zaangażowania i satysfakcji zespołu. Badania jednoznacznie potwierdzają, że pracownicy cenią elastyczne benefity – 37% wskazuje karty podarunkowe jako istotny element oferty pozapłacowej, a 55% określa prezenty okazjonalne jako ważne świadczenie. Możliwość samodzielnego decydowania o sposobie wykorzystania środków z karty daje pracownikom poczucie autonomii i docenienia, co przekłada się na budowanie pozytywnych relacji z pracodawcą i długoterminową lojalność wobec organizacji.
Korzyści podatkowe i organizacyjne dla pracodawcy
Z perspektywy pracodawcy karty podarunkowe finansowane z ZFŚS oferują znaczące korzyści podatkowe – zwolnienie z PIT do 1000 zł rocznie na pracownika oraz całkowity brak oskładkowania ZUS. Oznacza to realne oszczędności w kosztach osobowych przy jednoczesnym zapewnieniu wartościowego benefitu dla zespołu. Dodatkowo, proces wdrożenia kart jest prosty i nie wymaga dużego zaangażowania działu HR, ponieważ dostawcy oferują kompleksową obsługę od zamówienia po dostawę.
Elastyczność i uniwersalność kart jako narzędzia HR
Karty podarunkowe wyróżniają się wyjątkową uniwersalnością zastosowania – mogą być wykorzystywane przy różnorodnych okazjach, od świąt przez jubileusze po nagrody za osiągnięcia. Ta elastyczność sprawia, że stanowią one integralne narzędzie w strategii employer brandingowej, wspierając budowanie reputacji dbającego o pracowników pracodawcy. W kontekście trendów 2025 roku, gdzie 60% pracowników oczekuje benefitów odpowiadających na ich aktualne potrzeby, karty podarunkowe – zwłaszcza w formie wirtualnej – idealnie wpisują się w oczekiwania nowoczesnego rynku pracy.
Jeśli szukasz nowoczesnego, ekologicznego i w pełni mobilnego rozwiązania dla swojej firmy, wirtualne karty przedpłacone Nais mogą być idealnym wyborem, eliminującym tradycyjne wyzwania logistyczne i maksymalizującym satysfakcję pracowników.
FAQ
Czy karty podarunkowe dla pracowników są zwolnione z podatku?
Karty podarunkowe finansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) są zwolnione z podatku dochodowego do kwoty 1000 zł rocznie na jednego pracownika. Kluczowe jest, aby były to karty przedpłacone lub wirtualne, ponieważ bony, talony i inne znaki uprawniające do wymiany na towary lub usługi nie korzystają z tego zwolnienia i są opodatkowane w całości. Karty finansowane ze środków obrotowych firmy nie korzystają ze zwolnienia i podlegają pełnemu opodatkowaniu.
Czy od kart podarunkowych płaci się składki ZUS?
Karty podarunkowe finansowane z ZFŚS są całkowicie zwolnione ze składek ZUS, niezależnie od ich wartości, co stanowi znaczącą oszczędność dla pracodawcy. W przypadku finansowania kart ze środków obrotowych firmy, ich wartość podlega oskładkowaniu ZUS jako element wynagrodzenia pracownika. To jedna z głównych korzyści wyboru finansowania z funduszu socjalnego zamiast środków własnych przedsiębiorstwa.
Jaka jest maksymalna wartość karty podarunkowej zwolniona z podatku?
Od stycznia 2024 roku maksymalna wartość kart podarunkowych zwolniona z podatku dochodowego wynosi 1000 zł rocznie na jednego pracownika, pod warunkiem finansowania ze środków ZFŚS. Kwota ta powróciła do poprzedniego poziomu po okresie pandemicznym (2020-2023), kiedy limit wynosił 2000 zł. Jeśli pracodawca przekaże kartę o wyższej wartości, nadwyżka powyżej 1000 zł będzie opodatkowana standardową stawką podatku dochodowego.
Czy można wielokrotnie doładowywać kartę podarunkową dla pracownika?
Tak, wiele nowoczesnych kart podarunkowych, szczególnie wirtualnych, oferuje możliwość wielokrotnego doładowania dowolną kwotą przez cały okres ważności karty. Rozwiązania takie jak wirtualne karty Nais czy Pluxee Prezent "na maxa" umożliwiają elastyczne zarządzanie benefitami i dostosowanie wartości karty do zmieniających się potrzeb lub kolejnych okazji. To znacznie wygodniejsze i bardziej ekologiczne rozwiązanie niż wydawanie nowych kart fizycznych przy każdej okazji.
Czy wirtualne karty przedpłacone mają takie same korzyści podatkowe jak fizyczne?
Tak, wirtualne karty przedpłacone mają dokładnie takie same korzyści podatkowe jak karty fizyczne. Zgodnie z interpretacjami podatkowymi, zwolnienie z PIT do 1000 zł dotyczy zarówno kart fizycznych, jak i wirtualnych przedpłaconych, pod warunkiem że są finansowane ze środków ZFŚS. Co więcej, karty wirtualne oferują dodatkowe korzyści operacyjne – eliminują koszty logistyczne, są wysyłane w ciągu 72 godzin bez opłat za dostawę i są bardziej ekologiczne dzięki eliminacji plastiku.
